Berechtigtes Interesse und erforderliche Daten
Die DSGVO stellt klar, dass personenbezogene Daten nur erhoben werden dürfen, wenn dafür ein berechtigtes Interesse besteht und die Daten zur Durchführung eines Vertrags notwendig sind (Artikel 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diese Artikel regeln die Verarbeitung von Daten aus vertraglichen Notwendigkeiten sowie aus berechtigtem Interesse.
Dies bedeutet für Immobilienmakler und Vermieter, dass sie nur solche Informationen von Mietinteressenten anfordern dürfen, die unmittelbar relevant und erforderlich für die Entscheidung über den Abschluss eines Mietvertrages sind. Zu beachten ist, dass die Zulässigkeit der Datenerhebung in verschiedenen Phasen der Vermietung unterschiedlich geregelt ist. Die Aufsichtsbehörden teilen den Vermietungsprozess künstlich in drei Phasen:
Phasen der Datenerhebung
Besichtigungstermin
In dieser Phase ist die Datenerhebung hauptsächlich durch das berechtigte Interesse des Vermieters gerechtfertigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hier müssen die Interessen des Vermieters gegenüber den Grundrechten der Mietinteressenten sorgfältig abgewogen werden.
Vorvertragliche Phase
Wenn ein Mietinteressent seine Absicht erklärt, eine Wohnung anzumieten, tritt er in ein vorvertragliches Verhältnis ein. Die Datenverarbeitung wird dann durch Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO geregelt, die die Datenverarbeitung zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen erlaubt.
Vertragsabschluss
Hat sich ein Vermieter für einen bestimmten Interessenten entschieden, dürfen weitere Informationen abgefragt werden.
Datenschutzbehörden kritisieren Einwilligungserklärungen bei Mietbewerbungen
Laut Art. 4 Abs. 11 der DSGVO muss eine Einwilligung freiwillig sein, weshalb Datenschutzbehörden betonen, dass Einwilligungen im Kontext der Wohnungsvermietung nicht als gültige Rechtsgrundlage für die Datenerhebung dienen können. Bewerber können oft nicht frei entscheiden, ohne ihre Chancen auf eine Wohnung zu beeinträchtigen. Daher ist die häufige Praxis von Immobilienmaklern, eine Einwilligungserklärung bei der Selbstauskunft zu verlangen, rechtlich problematisch.
Merke
Datenschutzkonforme Erhebung von Mietinteressentendaten
Transparenz und Notwendigkeit
Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für die Anmietung der Wohnung unbedingt erforderlich sind. Dabei muss stets das Prinzip der Datenminimierung beachtet werden.
Unzulässige Fragen
Fragen, die keine Relevanz für das Mietverhältnis haben, sind unzulässig und müssen vom Mietinteressenten nicht beantwortet werden. Beispiele für unzulässige Fragen sind solche nach der ethnischen Herkunft, politischen Meinung oder sexuellen Orientierung.
Dokumentation und Rechenschaft
Vermieter müssen in der Lage sein, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Prinzipien nachzuweisen. Dies umfasst eine genaue Dokumentation aller datenschutzrelevanten Vorgänge.
Empfehlungen für Immobilienmakler
Schulung und Richtlinien
Immobilienmakler sollten regelmäßig Schulungen zum Datenschutz durchführen und klare Richtlinien für die sichere und gesetzeskonforme Datenverarbeitung etablieren.
Datenschutzbeauftragter
Es ist ratsam, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, der die Einhaltung der DSGVO überwacht und als Ansprechpartner für Datenschutzfragen dient. Auch, wenn eine solche Bestellung aufgrund der Unternehmensgröße nicht verpflichtend ist.
Überprüfung der Selbstauskunft-Formulare
Formulare für Selbstauskünfte sollten regelmäßig auf ihre Konformität mit der DSGVO überprüft und aktualisiert werden.
Fazit
Die Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten erfordert eine sorgfältige Beachtung der DSGVO. Immobilienmakler und Vermieter müssen sicherstellen, dass die Datenerhebung notwendig, verhältnismäßig und transparent erfolgt, um sowohl die Rechte der Mietinteressenten zu wahren als auch den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
