Relevanz der DSGVO für Immobilienmakler

Immobilienmakler sind wie andere Unternehmen dazu verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten, da sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten von Interessenten, Mietern, Vermietern, Käufern und Verkäufern arbeiten. Dazu gehören Aktivitäten wie das Erfassen von Kontaktdaten, das Versenden von E-Mails und das Verwalten von Vertragsdaten. Aufgrund der Natur ihrer Tätigkeit, bei der sie häufig sensible Daten wie finanzielle Informationen oder besondere Arten personenbezogener Daten verarbeiten, müssen Makler besonders sorgfältige Maßnahmen ergreifen, um die Konformität mit der Verordnung sicherzustellen.

Hierzu zählen u. a. ein Verarbeitungsverzeichnis, AV-Verträge, Zulässigkeit der Datenerhebungen, Löschpflichten und Maßnahmen für die Sicherheit der Daten. Dies sind nur einige wichtige Punkte, die beachtet werden müssen.

Nehmen Sie die DSGVO unbedingt ernst–denn als Geschäftsführer Ihrer Immobilienvermittlung können Sie persönlich für Datenschutzverstöße haften.

Mindestanforderungen der DSGVO

Da Immobilienmakler als eigenständig Handelnde im Sinne des Datenschutzes agiert, stellt die DSGVO folgende Mindestanforderungen an den Datenschutz:

Alle Mitarbeiter müssen nachweislich zur DSGVO geschult werden.
Alle Mitarbeiter müssen nach der Schulung eine Verpflichtungserklärung zum Datenschutz unterschrieben haben. Diese muss zu den Personalakten genommen werden.
Es muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt und ständig aktualisiert werden.
Es müssen Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) erstellt, dokumentiert und ständig aktualisiert werden.
Mieter und Eigentümer müssen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ausführlich informiert werden. Personenbezogenen Daten von Mietern und Eigentümern dürfen nur entsprechend dem Verwendungszweck verarbeitet werden. Alle anderen Verarbeitungen (z. B. für einen Newsletter) bedürfen der Einwilligung. Einwilligungen und ggf. deren Widerspruch muss sorgfältig dokumentiert werden.
Die Website muss entsprechend der DSGVO rechtssicher sein und einen Auszug der Datenschutzerklärung, ein Impressum und weitere juristische Angaben enthalten.
Mit externen IT-Dienstleistern (z. B. IT-Service, Websitehoster etc.) müssen Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen werden.
Die Grundregeln der IT-Sicherheit müssen eingehalten werden. Hierzu zählen unter anderem Regeln für eine Backup-Strategie, ein getrennter Serverraum oder -schrank usw..
Es müssen Prozesse für die Beantwortung eines Auskunftsersuchens nach Art. 15 DSGVO sowie für die Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO definiert und in Richtlinien für die Beschäftigten niedergelegt werden.

Diese Liste stellt das absolute Minimum dar, welche Mindestanforderungen die DSGVO dem Makler auferlegt.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, die unter Artikel 9 der DSGVO fallen, wie Informationen über die rassische und ethnische Herkunft oder religiöse Überzeugungen, erfordern eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Diese muss durchgeführt werden, bevor solche Daten verarbeitet werden. Um diesen Prozess richtig abbilden zu können, sollten Sie sich von einem Datenschutzbeauftragten beraten lassen.

Bußgelder & Sanktionen

Zudem können Verstöße gegen die DSGVO zu erheblichen Bußgeldern führen. Die Höchststrafe von 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes wird allerdings kein Maklerbüro jemals erreichen. Allerdings schreibt das Gesetz in Art 83Abs. 1 vor, dass Bußgelder "in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend" sein müssen. Die Gerichtehaben also einen weiten Spielraum. Hinzu kommt, dass es eine Reihe weiterer Sanktionen gibt, die in Art. 58 DSGVO näher benannt werden. In Abs. 2 heißt es "Jede Aufsichtsbehörde verfügt über sämtliche folgenden Abhilfebefugnisse, die es ihr gestatten [...] eine vorübergehende oder endgültige Beschränkung der Verarbeitung, einschließlich eines Verbots, zu verhängen". Ein vorübergehendes oder endgültiges Verbot, personenbezogene Daten zu verarbeiten bedeutet für einen Makler ein vorübergehendes oder endgültiges Berufsverbot.

Fazit

Für Immobilienmakler stellt die DSGVO sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Die Einhaltung der Verordnung kann das Vertrauen der Kunden stärken und das Image des Unternehmens verbessern. Gleichzeitig erfordert sie eine gründliche Überarbeitung der Datenverarbeitungspraktiken und möglicherweise erhebliche Investitionen in Datenschutz-Management-Systeme und interne Schulungen, um die Compliance sicherzustellen und die Risiken von Datenschutzverstößen und daraus resultierenden Sanktionen zu minimieren.

DSGVO für Immobilienmakler

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