Die Erstellung eines solchen Verzeichnisses ist gar nicht so schwer. Als Freelancer oder Selbständiger ohne Mitarbeiter sind das meistens nicht mehr als zehn oder zwanzig Verarbeitungen. Auch wenn du bis zu neunzehn Mitarbeitende beschäftigst, was die Grenze ist, ab der du einen Datenschutzbeauftragten benötigst, kommen vielleicht noch fünf bis zehn Verfahren hinzu. Das Ganze bleibt also überschaubar. Sehen wir uns nun die einzelnen Schritte an:Enter your text here...

Listen mit lokaler und Cloud-Software erstellen

Erstelle Listen mit allen Software-Anwendungen, die in deinem Unternehmen lokal und in der Cloud genutzt werden, und unterteile diese in die beiden genannten Bereiche.Als lokale Programme kommen zum Beispiel in Frage: Office 365, Outlook oder ein anderes Mail-Programm, ein Kalender, eine Backup-Software, ein Banking-Programm, Skype, ein Programm für die Steuererklärung und die Buchhaltung. Und so weiter.

In der Cloud könnten das Dropbox, Amazon Web Service (AWS), deine Website mit Kontaktformular, WordPress, ein Newsletter-Dienstleister, eine Buchhaltungssoftware, ein CRM-System, PayPal oder ein anderer Zahlungsdienstleister sein. In diesen Bereich gehören auch der Hoster deiner Website oder YouTube.

Du musst deine gesamte im Unternehmen verwendete Software erfassen, auch wenn du zunächst denkst, dass sie keinen Bezug zu personenbezogenen Daten hat.

Welche Personen sind betroffen?

Im zweiten Schritt werden die Kategorien der betroffenen Personen dargestellt. Ich nenne Ihnen jetzt ein paar Beispiele, welche Personengruppen gemeint sein können:Auftraggeber, Kunden, Beschäftigte, Bewerber, Empfänger von Newslettern, Interessenten, Mitarbeiter des Auftraggebers, Zahlende und Zahlungsempfänger.

Es ist sinnvoll, eine Kategorie auch als "unbeschränkten Personenkreis" zu definieren. Diese Kategorie umfasst alle Personen, weshalb man sie beispielsweise Office 365 zuordnen würde.

Allerdings sollte man diese Kategorie nur in Ausnahmefällen verwenden, da es immer besser ist, detailliertere Angaben zu machen.

Wenn du alles durchgearbeitet hast, wirst du feststellen, dass es Programme gibt, die keine personenbezogenen Daten verarbeiten. Diese kannst du von der Liste streichen.

Formular-Vorlage erstellen

Mit der bezahlten Version unseres Kurses kannst du diesen Schritt überspringen und die Formular-Vorlagen im Anhang verwenden. Diese sind bereits mit allen wichtigen Kategorien vorausgefüllt und können direkt benutzt werden.

Du weißt, dass in Artikel 30 DSGVO im Absatz 1 die Punkte genannt werden, die ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beinhalten muss. Jetzt überträgst du diese in ein Word-Dokument:

Den Verantwortlichen, seinen Stellvertreter und , sofern vorhanden, den Datenschutzbeauftragten.

In speziellen Fällen sind auch die gemeinsam Verantwortlichen aufzuführen.

Den Zweck der Verarbeitung muss man angeben.

Die Kategorien der betroffenen Personen und die Kategorien personenbezogener Daten sind zwei weitere Punkte, die unbedingt aufgeführt werden müssen.

Die Kategorien von Empfängern gehören ebenso dazu wie die Information, ob eine Datenübermittlung in Drittländer oder internationale Organisationen stattfindet.

Die Fristen der Löschung und die technisch-organisatorischen Maßnahmen müssen angegeben werden, sofern möglich.

Speichere dieses Word-Dokument als "Word-Vorlage" ab. Dadurch erhältst du einen Formularblock, von dem du jeweils ein neues Formular abreißen kannst, das du dann ausfüllst.

Vorbereitungen für ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

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