In dieser Lektion erfährst du, wie du mit Hilfe unserer Vorlagen schnell und einfach ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen kannst. Die einzelnen Vorlagen sind als ”Word-Vorlage” gespeichert. So ist das Erfassen einer neuen Verarbeitung oder die Änderung einer bestehenden problemlos möglich.

Für allgemeine Verarbeitungen, die bei fast allen Freelancern oder Solo-Selbstständigen vorkommen, gibt es bereits vorausgefüllte Formulare. Diese sind jedoch genau daraufhin zu überprüfen, ob die dort getroffenen Annahmen für den eigenen Betrieb bzw. die eigene Verarbeitung zutreffen und korrekt dargestellt sind.

Da jede Verarbeitung in jedem Unternehmen individuellen Bedingungen unterliegt, sind für jedes dieser Formulare ergänzende Angaben erforderlich, die du noch machen musst.

1Lege auf deinem Rechner / Server einen Ordner DSGVO-Datenschutz an. Dieser ist dein Root-Verzeichnis für alle Aktivitäten im Datenschutz.
2In dieses Verzeichnis legst du ein weiteres mit dem Namen VVT an. Hier werden alle Aktivitäten, die das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten betreffen, gesammelt.
3In das Verzeichnis VVT kommen zwei weitere: nämlich VVT-Vorlagen, in dem du alle Word-Vorlagen speicherst und VVT-Archiv.
4Beginne deine Arbeit mit der Datei VVT • Deckblatt. Sie ist später die erste Seite deines Verzeichnisses.
5Erstelle dann alle weiteren Beschreibungen der Verarbeitungstätigkeiten oder passe die Vorlagen, die du verwenden möchtest auf deine Bedürfnisse an.
6Bei der Verwendung unserer allgemeinen Vorlage ist folgendes zu beachten:Der Name der Verarbeitung gehört in die Kopfzeile. Klicke doppelt hinein und ändere ”Bezeichnung der Verarbeitung” entsprechen. Klicke anschließend wieder doppelt in den Text, um die Kopfzeile zu schließen.In den Rubriken Kategorien betroffener Personen, Kategorien personenbezogener Daten und Kategorien von Empfängern sind lange Listen von möglichen Antworten vorgegeben. Die Kategorien, die NICHT zutreffen, musst du löschen, so dass am Ende nur noch die zutreffenden Kategorien vorhanden sind.
7Speichere jedes Dokument als Word-Dokument in dem Ordner DSGVO-Datenschutz/VVT und gib jedem Dokument einen Dateinamen mit vorangestelltem Datum und der Bezeichnung der Verarbeitung (z. B. 2024-08-24_VVT-Zoom)
8Wenn du alle Dokumente fertig erstellt hast, kontrolliere ist zum Schluss noch einmal gründlich!
9Sind die einzelnen Aufzeichnungen in Ordnung? Dann speichere sie erneut und exportiere sie anschließend als PDF in den gleichen Ordner.
10Füge alle PDF-Dateien in einer Datei zusammen. Das Deckblatt stellt das erste Formular dar, mit dem das PDF beginnt .
11Vergib beim Speichern einen sprechenden Namen mit Datum (z. B. 2024-08-VVT-intern.pdf).
12Lösche dann ALLE Seiten in dem internen PDF ab der Seite ”Angaben für eine weitergehende interne Dokumentation”.
13Speichere das Dokument erneut unter einem anderen Namen, Z. B. 2024-08-VVT.pdf. Damit erzeugst du eine Datei, die für deinen internen Datenschutz wichtig ist und dir einen guten Überblick über die Verarbeitungen gibt. Die zweite Datei ist die, die du auf Anfrage an die Datenschutzaufsichtsbehörde übermitteln kannst.
14Verschiebe alle (auch die späteren) Vorversionen der WORD- und PDF-Dateien ind das Verzeichnis VVT-Archiv. So hast du später einmal alle Vorversionen zur Hand, wenn du sie benötigst. In deinem Hautverzeichnis DSGVO-Datenschutz/VVT liegen zum Schluss nur noch die Unter-Verzeichnisse sowie die Dokumente 2024-08-VVT-intern.pdf und 2024-08-VVT.pdf.
15Da du regelmäßig prüfen musst, ob das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten noch aktuell ist und es ggf. aktualisiert bzw. um neue Verarbeitungen ergänzt werden muss, hast du später in deinem Verzeichnis VVT alle jemals erstellten Verzeichnisse chronologisch zusammen.

Solltest du Vorlagen vermissen, die auch für andere Freelancer oder Solo-Selbständige interessant sind, schreibe uns kurz über das Kontaktformular.

Vorlagen des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten

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