Dieses Modul behandelt Anfragen und Beschwerden von Personen, deren Daten Sie verarbeiten. Sie erfahren, welche Rechte betroffene Personen nach der DSGVO haben, wie Sie diese Rechte gewährleisten und fristgerecht auf Anfragen reagieren.

Der Rechtsanspruch

Ein wichtiger Aspekt im Unternehmensalltag ist der richtige Umgang mit Anfragen und Beschwerden von Personen, deren Daten verarbeitet werden. Nach der DSGVO haben betroffene Personen verschiedene Rechte, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten sowie das Recht auf eine Kopie ihrer Daten. Als Unternehmen ist man verpflichtet, diese Rechte zu gewährleisten und entsprechende Anfragen binnen eines Monats zu beantworten.

Das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO steht jeder natürlichen Person zu, unabhängig davon, ob es sich um Kunden, aktive oder ehemalige Mitarbeiter oder sonstige Personen handelt. Das Gesetz macht hier keinen Unterschied. Auch die Motivation der anfragenden Person ist unerheblich. Selbst wenn ein Auskunftsersuchen mutwillig gestellt wird, um dem Unternehmen Stress zu bereiten, muss es fristgerecht und vollständig beantwortet werden.

Die Problematik der Formlosigkeit

Die Formlosigkeit von Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO stellt gerade für Mitarbeitende in kleinen Unternehmen eine Herausforderung dar. Da keinerlei Formvorschriften bestehen, können Anfragen auf verschiedensten Wegen (mündlich, telefonisch, per E-Mail, Brief etc.) und an unterschiedlichste Stellen im Unternehmen gerichtet werden.

Es ist wichtig, dass Mitarbeitende ein Auskunftsersuchen identifizierenund die notwendigen Maßnahmen einleiten können.

10 Tipps zum Erkennen eines Auskunftsersuchens

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter formlos eingereichte Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO korrekt erkennen können, sollten sie auf spezifische Merkmale und Formulierungen achten. Hier sind 10 hilfreiche Tipps zur Erkennung solcher Anfragen:

Diese zehn Punkte bieten klare Indikatoren dafür, dass eine formlos eingereichte Anfrage ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO ist. Mitarbeiter sollten geschult werden, diese Merkmale zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, um die Anfragen korrekt und fristgerecht zu bearbeiten.

Fristsetzung

Die DSGVO schreibt die Beantwortung eines Auskunftsersuchens innerhalb eines Monats vor. In begründeten Ausnahmefällen, die dem Anfragenden vor Ablauf der Monatsfrist mitgeteilt werden müssen, kann die Frist um einen Monat auf zwei Monate verlängert werden. Die Frist beginnt mit dem Eintreffen des Auskunftsersuchens zu laufen.

Wird die Frist nicht eingehalten, wendet sich das Anfragende in der Regel mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde, die dann ein Prüfungsverfahren einleitet.

Ein Prüfungsverfahren der Aufsichtsbehörde bedeutet definitiv Stress im Unternehmenund zieht meistens ein Bußgeld nach sich.

Geben Sie ein Auskunftsersuchen SOFORT an die Geschäftsführung weiter!

Beantworten Sie ein solches Ersuchen NIE selbst!

Beschwerden

Auch mit Beschwerden von betroffenen Personen, die sich in ihren Datenschutzrechten verletzt sehen, muss angemessen umgegangen werden. Hier ist es oft sinnvoll, zunächst das direkte Gespräch zu suchen und eine gütliche Lösung zu finden. Ist dies nicht möglich, muss man die Person über ihre Möglichkeit, sich an die Aufsichtsbehörde zu wenden, informieren.

Beantworten Sie Beschwerden NIE selbst, sondern leiten Sie diese an die Geschäftsführung weiter.

In jedem Fall sollten Datenschutzanfragen und -beschwerden als Chance gesehen werden, die eigenen Datenschutzprozesse zu überprüfen und zu verbessern. Denn zufriedene und in ihren Rechten respektierte Kunden und Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg.

Datenschutzanfragen & Beschwerden

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