Auftragsverarbeitung

Was fällt unter diese Kategorie?

Zur Auftragsverarbeitung zählen viele Prozesse, die Unternehmen gerne auslagern, beispielsweise

die dauerhafte oder temporäre Nutzung von Cloud-Speichern oder Cloud-Anwendungen,
die Auslagerung des Kundenservices (z. B. Bestellannahme oder Kundenservice) an ein externes Callcenter,
die dauerhafte oder temporäre Nutzung externer Serverkapazitäten,
die Entsorgung von Datenträgern oder Akten,
Wartungsdienstleistungen der IT-Infrastruktur,
die Nutzung von Google Analytics,
die Nutzung von Service-Unternehmen die z. B. Terminbuchungssysteme bereitstellen.

Wer gilt als Auftragsverarbeiter?

Als Auftragsverarbeiter gilt

ede natürliche Person, die nicht im Unternehmen (bei der verantwortlichen Stelle) angestellt ist und personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet oder
jede juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Fremd-Unternehmen oder eine Firma handelt, die zum Firmenverbund der verantwortlichen Stelle gehört.

Wer hat das Sagen?

Der Auftraggeber bleibt für alle Zeiten Herr der von ihm erhobenen Daten und damit in der Grundverantwortung für alle Verfahrensschritte und Ergebnisse. Er muss aktiv die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften gewährleisten und kontrollieren. Dieser Verantwortung kann er sich nicht durch die Beauftragung eines Rechenzentrums oder eines anderen Dienstleisters entziehen, sondern er bleibt der Normadressat für die Betroffenen. Das heißt, ihm gegenüber sind alle Rechte geltend zu machen.

Doch dies bedeutet keineswegs, dass der Auftragsverarbeiter nicht für Verstöße verantwortlich wäre. Auch er muss in seinem Zuständigkeitsbereich alle Anforderungen der EU-DSGVO erfüllen. Beispielsweise muss er seinen Dokumentationspflichten nachkommen und auch gegenüber betroffenen Personen haften!

Wichtig zu wissen:

Ein Steuerberater ist immer als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO zu werten. Daher ist weder bei der Steuerberatung noch bei Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) notwendig.

Merke:

Der Auftraggeber darf nur mit solchen Auftragnehmern zusammenarbeiten, die garantieren können, dass sie die Verarbeitung der Daten unter Befolgung des Datenschutzrechts gewährleisten können.

Daten-Outsourcing und Auftragsverarbeitung

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