Wie können die DSGVO-Vorgaben im Unternehmensalltag praktisch umgesetzt werden? Anhand von Beispielen werden wir sehen, wie personenbezogene Daten erkannt und geschützt werden können und worauf bei der Kommunikation und im Umgang mit Kunden zu achten ist.

Erkennen von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Unternehmensalltag können solche Daten an vielen Stellen vorkommen, z.B. in E-Mails, Verträgen, Rechnungen, Bewerbungsunterlagen oder Kundendatenbanken. Mitarbeiter müssen sensibilisiert werden, solche Daten zu erkennen und entsprechend sorgfältig damit umzugehen.

Sichere Kommunikation (E-Mail, Telefon, Post)

Bei der Kommunikation mit personenbezogenen Daten sind besondere Schutzmaßnahmen erforderlich. E-Mails mit schutzbedürftigen Informationen müssen verschlüsselt und Telefonate in Anwesenheit Dritter vermieden werden. Bei dem Versand besonderer Arten von Daten per Briefpost, ist ein sicherer Weg (z. B. per Einschreiben) zu wählen. Auch innerhalb des Unternehmens dürfen personenbezogene Daten nur an die Mitarbeitenden weitergegeben werden, die sie tatsächlich benötigen.

Umgang mit Kundendaten

Im Umgang mit Kundendaten ist besondere Sorgfalt geboten. Bereits bei der Erhebung der Daten müssen Kunden transparent über die Verarbeitung informiert und ihre Einwilligung eingeholt werden, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift. Kundendaten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt, stets auf dem aktuellen Stand gehalten und nicht länger als nötig gespeichert werden. Auch die Rechte der Kunden (Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.) sind zu beachten.

Datenschutz am Arbeitsplatz

Auch am eigenen Arbeitsplatz müssen Mitarbeiter auf den Schutz personenbezogener Daten achten. Dazu gehört z. B. der Schutz von Bildschirmen vor Einsichtnahme Dritter, die sichere Aufbewahrung von Unterlagen, die Sperrung des Computers bei Abwesenheit und die Entsorgung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten im Aktenschredder. Auch die private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz kann datenschutzrelevant sein und muss klar geregelt werden.

Um den Datenschutz im Unternehmensalltag zu gewährleisten, sind neben technischen Maßnahmen vor allem Schulung, Sensibilisierung und klare Richtlinien für die Mitarbeiter wichtig. Datenschutz muss als selbstverständlicher Teil der täglichen Arbeit verstanden und gelebt werden. Dazu gehört auch, dass Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Unsicherheiten wenden können, sei es an den Datenschutzbeauftragten oder an speziell geschulte Kollegen.

Umgang mit personenbezogenen Daten im Alltag

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